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外来文件的控制：
1)对外来文件予以登记识别（如标明收文日期，文件来源，是否完整适用等）；
2)控制文件的分发和变更后的通知更换；
3)识别产品适用的国家、行业和/或地方标准的适用版本并予以控制。
记录的控制
1）记录事项应填写完整无误、字迹清楚、编目清楚、装订规范；
2）贮存方式应当便于存取和检索；
3）保存在有适当的贮存环境中，以防止损坏、变质或丢失；防止非正常扩散；
4）规定记录的保存期限，尤其要符合法律、法规的要求；过期的记录由保管部门按规定销毁；
5）当合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或相关方评价时查阅；
归档要求：各部门的记录应按规定的要求及时向相关档案室归档或备案。
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